Persondatapolitik _

Persondatapolitik for Konsul George Jorck og Hustru Emma Jorck’s Fond:

1) Formål

Formålene med behandlingen af persondata er udelukkende at behandle fondsansøgninger, at korrespondere i nødvendigt omfang med fondsansøgere og at indberette eventuelle legater til myndighederne. Herudover vil der ske behandling af data for fondens administrator og bestyrelsesmedlemmer, herunder i forbindelse med indberetning til myndighederne.

2) Kategorierne af personoplysninger

Fonden modtager jævnligt uopfordrede ansøgninger, der indeholder en identifikation af en fysisk person (ansøger), adresse, eventuelt dennes cpr.nr. og bankoplysninger. Fonden frabeder sig enhver form for personlige, økonomiske eller helbredsmæssige oplysninger, idet sådanne er irrelevante for behandlingen af ansøgninger. Fonden har dog ingen indflydelse på, hvilke oplysninger de enkelte ansøgere (uopfordret) tilsender fonden. Alene de af ansøgerne selv indsendte oplysninger indgår i nedennævnte behandling af personoplysninger.

3) Behandlingen af personoplysninger

Fondens administration og behandling af ansøgninger sker gennem det eksterne IT-system OnlineLegat, der drives og hostes af Me’ning/IT-Relations A/S på servere inden for EU. Systemet indeholder de i ansøgningerne meddelte oplysninger, herunder ansøgernes navne, adresser og ansøgningens formål, det tilsendte budget og bestyrelsens beslutning. Disse skemaer opbevares af hensyn til dokumentation, kontrol af udbetalinger, indberetninger af disse og revision i et ubestemt tidsrum, dog mindst fem år.

4) Modtagere af personoplysninger

Eventuelle personoplysninger tilgår alene bestyrelsens medlemmer, fondens administrator, bankforbindelse, fondens revisor og dennes medarbejdere samt Skat, i det omfang det er er relevant for behandling af ansøgninger mv. Bankoplysninger sendes til den eller de for udbetalingen af ydelser ansvarlige.

5) Sletterutiner

Alle modtagne ansøgninger, der ikke fører til bevilling, slettes løbende og senest inden for to år.

Oplysninger, der fører til en bevilling, gemmes af hensyn til revisionen og bogføringslovens regler i mindst tre år og i specielle tilfælde, hvor udbetalingen er gjort betinget, i yderligere to år. Ansøgninger og korrespondancen herom opbevares alene i elektronisk form.

Herudover vil ansøgere, der ønsker nærmere oplysninger om de data, som opbevares og behandles for vedkommende, eller har ønske om sletning af deres data, kunne henvende sig til administrator info@jorcksfond.dk med anmodning herom.

6) Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger

Fonden har etableret de relevante sikkerhedsforanstaltninger, der fremgår af pkt. 3 ovenfor.

––

Således vedtaget af bestyrelsen for Konsul George Jorck og Hustru Emma Jorck’s Fond.