KONSUL GEORGE JORCK OG HUSTRU EMMA JORCKS FOND

PERSONDATAPOLITIK

Persondatapolitik for Konsul George Jorck og Hustru Emma Jorck’s Fond: 

1) Formål

Formålene med behandlingen af persondata er udelukkende behandle fondsansøgninger, i fornødent omfang at korrespondere med fondsansøgere, samt at indberette eventuelle legater til myndighederne. Herudover vil der ske behandling af data for fondens medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer, herunder i forbindelse med indberetning til myndighederne.

2) Kategorierne af personoplysninger

Fonden modtager et beskedent antal uopfordrede ansøgninger indeholdende en identifikation af en fysisk person ansøger, adresse, eventuelt dennes cpr.nr. og bankoplysninger. Fonden frabeder sig enhver form for personlige, økonomiske eller helbredsmæssige oplysninger, idet sådanne er irrelevante for behandlingen af ansøgninger. Fonden har dog ingen indflydelse på, hvilke oplysninger de enkelte ansøgere (uopfordret) tilsender fonden. Alene de af ansøgerne selv indsendte oplysninger indgår i nedennævnte behandling af personoplysninger.

3) Behandlingen af personoplysninger

Fondens administration opretter et sæt skemaer for ca. 3 måneder ad gangen, omfattende de ansøgere, som af administrator indstilles til at modtage et legat. Disse skemaer danner grundlag for bestyrelsens endelige beslutning om eventuel tildeling af ydelser fra fonden. Beslutningsskemaerne indeholder alene ansøgernes navne, adresser og ansøgningens formål, det tilsendte budget samt bestyrelsens beslutning. Disse skemaer opbevares af hensyn til dokumentation, kontrol af udbetalinger, indberetninger af disse samt revision i et ubestemt tidsrum, mindst 5 år.

Ansøgninger fra personer (eller andre), der ikke imødekommes, besvares ikke og opbevares alene af hensyn til mulige forespørgsler i en periode på i reglen op til 6 måneder, hvorefter de kasseres. Sådanne ansøgere vil ikke figurere i nogen form for fortegnelse, end ikke manuelle skemaer.

Alle således gemte personoplysninger opbevares i Fondens IT-system, dels hos Advokatfirmaet Jon Palle Buhl, via UNIK Advosys som databehandler, og gennem data behandler OnlineLegatet hos IT-Relations A/S, på servere inden for EU.

4) Modtagere af personoplysninger

Eventuelle personoplysninger tilgår alene bestyrelsens medlemmer, fondens sekretær, fondens bankforbindelse, fondens revisor og dennes medarbejdere samt Skat, i det omfang det er er relevant for behandling af ansøgninger mv. Bankoplysninger sendes til den eller de for udbetalingen af ydelser ansvarlige, samt fondens revisor.

5) Sletterutiner

Som ovenfor anført destrueres alle modtagne ansøgninger, der ikke fører til bevilling, inden for ca. 6 måneder.

Oplysninger i breve eller skemaer i sager, der fører til en bevilling, gemmes af hensyn til revisionen og bogføringslovens regler i mindst 3 år og i specielle tilfælde, hvor udbetalingen er gjort betinget, i yderligere to år. Ansøgninger og korrespondancen herom opbevares i fysisk form, samt i de nævnte skemaer i elektronisk form.

Herudover vil ansøgere, der ønsker nærmere oplysninger om de data, der opbevares og behandles for vedkommende, eller har ønske om sletning af deres data, kunne henvende sig til administrator herom.

6) Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger

Fonden har etableret de relevante sikkerhedsforanstaltninger, der fremgår af pkt. 3 ovenfor.

-0-

Således vedtaget af bestyrelsen for Konsul George Jorck og Hustru Emma Jorcks Fond.

www.refleksdesign.dk