KONSUL GEORGE JORCK OG HUSTRU EMMA JORCKS FOND

 

PERSONDATAPOLITIK

 

I medfør af reglerne i Persondataforordningen har fondens bestyrelse, med virkning fra den 25. maj 2018, vedtaget at fonden skal følge nedennævnte retningslinjer for behandlingen af persondata:

 

1)     Formål

Formålene med behandlingen af persondata er udelukkende at identificere ansøgere til fondens i fundatsen hjemlede ydelser, i fornødent omfang at korrespondere med sådanne, samt at indberette eventuelle legater til myndighederne. Herudover vil der ske behandling af data for fondens medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer i forbindelse med udbetaling af honorarer og indberetning til myndighederne.

 

2)   Kategorierne af personoplysninger

Fonden modtager et beskedent antal uopfordrede ansøgninger indeholdende en identifikation af en fysisk person ansøger, adresse, eventuelt dennes cpr.nr. og bankoplysninger. Fonden frabeder sig enhver form for personlige, økonomiske eller helbredsmæssige oplysninger, idet sådanne er irrelevante for behandlingen af ansøgninger. Fonden har dog ingen indflydelse på, hvilke oplysninger de enkelte ansøgere (uopfordret)tilsender fonden. Alene de af ansøgerne selv indsendte oplysninger indgår i nedennævnte behandling af personoplysninger.

 

3)   Behandlingen af personoplysninger

 Fondens administration opretter et sæt skemaer for ca. 3 måneder ad gangen, omfattende de ansøgere, som af administrator indstilles til at modtage et legat. Disse skemaer danner grundlag for bestyrelsens endelige beslutning om eventuel tildeling af ydelser fra fonden. Beslutningsskemaerne indeholder alene ansøgernes navne, adresser og ansøgningens formål, det tilsendte budget samt bestyrelsens beslutning. Disse skemaer opbevares af hensyn til dokumentation, kontrol af udbetalinger, indberetninger af disse samt revision i et ubestemt tidsrum, mindst 5 år.

 Ansøgninger fra personer (eller andre), der ikke imødekommes, besvares ikke og opbevares alene af hensyn til mulige forespørgsler i en periode på i reglen op til 6 måneder, hvorefter de kasseres. Sådanne ansøgere vil ikke figurere i nogen form for fortegnelse, end ikke manuelle skemaer.

 Alle således gemte  personoplysninger opbevares i administrators (Advokatfirmaet Jon Palle Buhls) IT-system i Danmark.

 

4)   Modtagere af personoplysninger

 Eventuelle personoplysninger tilgår alene bestyrelsens medlemmer, fondens sekretær, fondens bankforbindelse, fondens revisor og dennes medarbejdere samt Skat, i det omfang det er er relevant for behandling af ansøgninger mv. Bankoplysninger sendes til den eller de for udbetalingen af ydelser ansvarlige, samt fondens revisor.

 

5)   Sletterutiner

 Som ovenfor anført destrueres alle modtagne ansøgninger, der ikke fører til bevilling, inden for ca. 6 måneder.

 Oplysninger i breve eller skemaer i sager, der fører til en bevilling, gemmes af hensyn til revisionen og bogføringslovens regler i mindst 3 år og i specielle tilfælde, hvor udbetalingen er gjort betinget, i yderligere to år. Ansøgninger og korrespondancen herom opbevares i fysisk form, samt i de nævnte skemaer i elektronisk form.

 Herudover vil ansøgere, der ønsker nærmere oplysninger om de data, der opbevares og behandles for vedkommende, eller har ønske om sletning af deres data, kunne henvende sig til administrator herom.

 

6)   Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger

 Fonden har etableret de relevante sikkerhedsforanstaltninger, der fremgår af pkt. 3 ovenfor.

 

-0-

 

Således vedtaget af bestyrelsen for Konsul George Jorck og Hustru Emma Jorcks Fond.

www.refleksdesign.dk